Software per studi professionali: pratiche, documenti e scadenze sotto controllo
Costruiamo strumenti su misura per commercialisti, avvocati e consulenti, per gestire pratiche e clienti in un unico punto, non perdere una scadenza e ridurre le attività ripetitive che tolgono tempo al lavoro professionale.
Uno studio professionale vive di pratiche, documenti e scadenze. Quando queste informazioni sono sparse tra cartelle condivise, email, fogli Excel e la memoria delle persone, il lavoro diventa fragile: si cercano documenti, si rincorrono i clienti per avere quello che manca, si ricopiano gli stessi dati. Partiamo dai vostri processi reali, non da un software preconfezionato, e costruiamo lo strumento che manca o integriamo quelli che già usate, così pratiche, scadenzario e documenti tornano a essere un unico punto di verità.
I nodi tipici del settore
Pratiche sparse tra cartelle ed email
Lo stato di una pratica vive in cartelle condivise, thread di posta e nella testa di chi la segue. Chi non l'ha lavorata fatica a capire a che punto è.
Scadenze gestite a memoria o su Excel
Scadenze fiscali, adempimenti e termini processuali seguiti con promemoria personali e fogli di calcolo: basta un'assenza perché qualcosa sfugga.
Documenti richiesti più volte ai clienti
Si rincorrono i clienti via email e telefono per lo stesso documento, che poi arriva in formati diversi e va rinominato e archiviato a mano.
Stessi dati reinseriti in più strumenti
Anagrafiche, dati di una pratica e importi vengono ricopiati tra gestionale, fogli Excel e software di studio, con errori di ricopiatura inevitabili.
Nessuna visione d'insieme del carico di lavoro
È difficile sapere quante pratiche sono aperte, chi è sovraccarico e cosa scade la prossima settimana senza mettersi a contarle a mano.
Come interveniamo, concretamente
Gestione pratiche e clienti in un unico punto
Un applicativo dove ogni pratica ha stato, responsabile, storico e documenti collegati all'anagrafica del cliente. Chi apre la pratica capisce subito a che punto è.
Scadenzario con avvisi automatici
Scadenze fiscali, adempimenti e termini collegati alle pratiche, con promemoria e assegnazioni. Lo studio vede cosa scade, per chi e con quanto anticipo.
Portale per la raccolta documenti dai clienti
Un'area dove il cliente carica i documenti richiesti, con richieste guidate e solleciti automatici. Meno email di rincorsa e archiviazione ordinata.
Lettura ed estrazione dati dai documenti
Fatture, F24, visure e contratti letti automaticamente per estrarre i dati e precompilare la pratica, riducendo l'inserimento manuale e gli errori di ricopiatura.
Automazione di comunicazioni e adempimenti ricorrenti
Generazione di lettere, comunicazioni standard, protocollo e riepiloghi periodici, con modelli che si compilano dai dati già presenti nella pratica.
Situazioni concrete su cui lavoriamo
Esempi realistici di processi del settore, senza clienti o numeri inventati.
- Uno studio di commercialisti riceve dal cliente fatture e documenti tramite un portale: i dati vengono estratti e associati alla pratica, senza scaricare allegati dalle email e ricopiarli a mano.
- Uno studio legale collega ogni pratica al proprio scadenzario di termini processuali, con avvisi anticipati al professionista responsabile e visione dei termini in scadenza per l'intero studio.
- Un consulente del lavoro raccoglie ogni mese i dati presenze dai clienti tramite richieste guidate, con solleciti automatici a chi non ha ancora inviato, prima delle elaborazioni.
- Un F24 o una fattura passiva vengono letti automaticamente per precompilare i campi della pratica, lasciando al professionista solo la verifica invece della digitazione.
Domande frequenti
Dobbiamo abbandonare il gestionale di studio che usiamo già?
Non necessariamente. Se il vostro gestionale fa bene il suo lavoro, spesso conviene integrarlo invece di sostituirlo. Costruiamo ciò che manca, ad esempio il portale di raccolta documenti o lo scadenzario, e lo colleghiamo a quello che già avete. Se invece il software attuale è il vero freno, lo diciamo con chiarezza.
Il software è adatto sia a commercialisti sia ad avvocati o consulenti?
La logica di fondo è la stessa: pratiche, documenti, scadenze e clienti. Cambiano però gli adempimenti, i termini e i documenti tipici di ogni professione. Per questo partiamo dai vostri processi reali e adattiamo lo strumento allo studio, invece di imporre un modello generico.
Come funziona la raccolta documenti dai clienti?
Il cliente accede a un'area riservata dove trova le richieste di documenti relative alla sua pratica e carica i file. Il sistema archivia tutto in modo ordinato e invia solleciti automatici a chi è in ritardo. Per lo studio significa meno email di rincorsa e un unico punto dove trovare i documenti.
Quanto costa e quanto tempo richiede un progetto così?
Dipende da cosa serve davvero: un portale di raccolta documenti integrato con il gestionale è un intervento contenuto, mentre un applicativo completo per pratiche e scadenzario richiede più tempo. I fattori principali sono numero di processi da coprire, integrazioni con i sistemi esistenti e migrazione dei dati storici. Dopo aver analizzato i vostri processi vi diamo una stima onesta e un percorso a rilasci frequenti, così vedete valore prima della fine del progetto.
I dati dei clienti restano al sicuro e conformi?
Sì. Progettiamo gli accessi per ruolo, cifriamo i dati e teniamo tracciabilità di chi fa cosa, tenendo conto degli obblighi di riservatezza tipici di uno studio. Il codice è di vostra proprietà e i dati restano vostri, senza vincoli che vi obblighino a restare con noi.
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